Τι αλλάζει για τις επιχειρήσεις με το myDATA μέσα στο 2020
Από συνέντευξη που έδωσε ο Σπυρόπουλος Νικόλαος στην κα Σεραφειμίδου Βάγια
Σεραφειμίδου Βάγια: Πότε ξεκινά για τις επιχειρήσεις η ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων και ποιους αφορά;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Με τις τελευταίες ανακοινώσεις της Α.Α.Δ.Ε, οι επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά και απλογραφικά βιβλία, θα αποστείλουν αναλυτικά τα παραστατικά που έχουν εκδώσει για την περίοδο από 01/01/2020 έως τις 31/03/2020, στην Βάση δεδομένων της Α.Α.Δ.Ε έως την 20/04/2020.
Στόχος της Α.Α.Δ.Ε εντός του 2020 είναι να αποστέλλουν σε πραγματικό χρόνο τα παραστατικά που εκδίδουν οι επιχειρήσεις και επιτηδευματίες.
Το μέτρο αφορά όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτου μεγέθους και νομικής μορφής και το καθορίζει ο νόμος 4646(ΦΕΚ Α’ 201/12-12-2019). Οι τελικές λεπτομέρειες για την αποστολή θα ανακοινωθούν με Κ.Υ.Α του Υποικ και της Α.Α.Δ.Ε
Εντός του 2020 θα ισχύσει και το ηλεκτρονικό τιμολόγιο που θα είναι το «αντίκρισμα του παραστατικού που εκδόθηκε με χρονοσήμανση», σε περίπτωση ελέγχου.
Ο τρόπος της ταυτοποίησης θα επιτυγχάνεται :
- Με εγκεκριμένο φορολογικό μηχανισμό
- Με ταμειακή μηχανή
- Με πλατφόρμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης από Πάροχο που έχει ειδική άδεια.
Μαζί με το ηλεκτρονικό τιμολόγιο θα συνδεθούν και οι ταμειακές μηχανές που θα αποστέλλουν μια προς μια τις αποδείξεις τους σε πραγματικό χρόνο.
Σημαντικό είναι να αναφέρουμε ότι οι επιχειρήσεις θα αποστέλλουν αναλυτικά όλα τα παραστατικά που έχουν εκδώσει και το ηλεκτρονικό τιμολόγιο (ταυτοποίηση αυτών) αφορά το σύνολο αυτών, όπως τα έχει καθορίσει η Α.Α.Δ.Ε (αποδείξεις λιανικών και υπηρεσιών, τιμολόγια πώλησης και υπηρεσιών, δελτία αποστολής και παραλαβής, τιμολόγια αγοράς από ιδιώτη και από επιτηδευματία που δεν έχει αποστείλει, πιστωτικά κοκ).
Σεραφειμίδου Βάγια: Τα τελευταία πέντε χρόνια, γίνεται λόγος για το νέο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και εμπορικής διαχείρισης i-spirit. Ποια είναι τα οφέλη και ποια η λειτουργικότητα αυτής της εφαρμογής; Tι προσφέρει στους χρήστες της; Έχει οριστεί η ημερομηνία για την επίσημη λειτουργία του προγράμματος;
Σπυρόπουλος Νικόλαος:Καταρχήν να εντοπίσουμε την λέξη «νέο».
Η i-spirit Software από την πρώτη στιγμή, έλαβε υπόψιν της την μεγάλη ψηφιακή αλλαγή που ήρθε σήμερα με τα ηλεκτρονικά βιβλία#myDATA και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διακρίνοντας πρώτη το κενό που υπήρχε στην μηχανογράφηση των μικρών και μικρομεσαίων επιχειρήσεων.
Πριν το i-spirit, οι εταιρείες κατασκευής επιχειρησιακού λογισμικού, κατασκεύαζαν και πουλούσαν προγράμματα εμπορικής διαχείρισης για την μηχανογράφηση των μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων, οι οποίες ήταν και οι μόνες που μπορούσαν να αντέξουν το κόστος κτίσης και την πολυπλοκότητα της μηχανογράφησης.
Η i-spirit Software κατασκεύασε εξ αρχής «νέο» επιχειρησιακό λογισμικό για τις πολύ μικρές, μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις .
Στόχος ήταν να βοηθήσει αυτήν την κατηγορία επιχειρήσεων να μηχανογραφηθούν χωρίς πολύπλοκες διαδικασίες και με προσιτή τιμή.
Η i-spirit Software, έχτισε εξαρχής γερά θεμέλια με συστατικά την τεχνολογία και στόχο να αποκτήσει ικανοποιημένους πελάτες και συνεργάτες.
Τα οφέλη που προσφέρει στην επιχείρηση το πρόγραμμα i-spirit είναι:
Ασφάλεια στην χρήση των δεδομένων. Δημιουργήσαμε ένα νέο υβριδικό μοντέλο εμπορικής και λογιστικής εφαρμογής, συνδυάζοντας το cloud και το desktop, επιτυγχάνοντας 3 στόχους.
- Πρόσβαση στα δεδομένα μόνο από την επιχείρηση που κάνει χρήση της εφαρμογής. Το υβριδικό μας μοντέλο χρησιμοποιεί τους πόρους του υπολογιστή της επιχείρησης συνδυάζοντας τους αυτοματισμούς που προσφέρει το cloud. Με την τεχνολογία της A.W.S (amazonwebservices) , η επιχείρηση μπορεί να επικοινωνήσει με τους πελάτες της, τον λογιστή και την Α.Α.Δ.Ε. Η ηλεκτρονική αποστολή των παραστατικών και η διασφάλιση της μοναδικότητας αυτών, δεν επιβαρύνει με κόστος την επιχείρηση. Η εφαρμογή παρέχει ακόμα περισσότερη ασφάλεια δημιουργώντας αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας για κάθε νέα εγγραφή.
- Χρήση και ανάκληση δεδομένων ακόμα και αν δεν ανανεώσει η επιχείρηση την συνδρομή της. Η i-spirit Software με το σύγχρονο υβριδικό της μοντέλο, προσφέρει την δυνατότητα στην επιχείρηση, να έχει πρόσβαση στα δεδομένα της εφόρου ζωής. Απελευθερώσαμε την επιχείρηση από την ομηρία των αρχείων τους χωρίς να απαιτούμε την ανανέωση της συνδρομής.
- Δυνατότητα αναβάθμισης της εφαρμογής με νέες εκδόσεις ακόμα και να μην ανανεωθεί η συνδρομή. Η i-spirit Software γνωρίζοντας ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να διατηρούν και να μπορούν να αναπαράγουν τα φορολογικά τους δεδομένα το μέγιστο κατά 15 έτη (με βάση τα ΕΛΠ), παρέχει πρόσβαση στις αναβαθμίσεις της εφαρμογής σε όλες τις επιχειρήσεις που έχουν κάνει χρήση του i-spirit, και ας μην έχουν ανανεώσει την συνδρομή τους. Για το δεύτερο (δυνατότητα αναβάθμισης ) έως σήμερα είμαστε η μόνη εταιρεία που το προσφέρει.
Λειτουργικότητα και αυτοματισμοί
- Με ένα click η επιχείρηση αποστέλλει στον πελάτη τα παραστατικά που τον αφορούν και στον λογιστή της ηλεκτρονικά, όλα τα παραστατικά που έχει εκδώσει. Συμπεριλάβαμε αυτόν τον αυτοματισμό και στην ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων #myDATA που σε λίγες ημέρες ξεκινάει υποχρεωτικά για όλους.
- Ειδικές διαχειρίσεις ανά κλάδο από την έκδοση των 149€. Λογιστικά γραφεία, μικρά ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα δωμάτια, ενοικιάσεις αυτοκινήτων, φροντιστήρια, εκπαίδευση, ιατρεία, διαχείριση έργων, οικοδομικά, εισαγωγικές επιχειρήσεις, ηλεκτρονικό εμπόριο, συνεργεία, λιανικό εμπόριο και λοιποί κλάδοι, μπορούν να κάνουν χρήση των ειδικών διαχειρίσεων μέσα από την εφαρμογή που έχει ενσωματώσει και CRM.
- Ελάχιστο κόστος. Το πέτυχαμε επιλέγοντάς την απευθείας διανομή της εφαρμογής προς τους χρήστες, χωρίς μεσάζοντες και περιττά έξοδα συσκευασίας. Οι πελάτες μας γνωρίζουν εξαρχής το συνολικό ετήσιο κόστος της εφαρμογής (από 149€ πλέον ΦΠΑ), χωρίς καμία επιπρόσθετη χρέωση. Τέλος εξαλείψαμε τις πολύπλοκες διαδικασίες, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο στις επιχειρήσεις που κάνουν χρήση της εφαρμογής και στην ομάδα υποστήριξης του i-spirit.
- Η εφαρμογή i-spirit λειτουργεί επίσημα από το 2015 σε 5 εκδόσεις με κλιμακωτό κόστος που σχετίζεται με τις ενότητες και είναι :
- Από 149€ το έτος – 199€ το έτος – 249€ το έτος – 299€ το έτος και 399€ το έτος πλέον Φ.Π.Α ανάλογα με την έκδοση που κάνει χρήση η επιχείρηση (αναλυτικά οι λειτουργίες εδώ)
Σεραφειμίδου Βάγια: Τι προϋποθέτει η δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων; Σε ποιους κλάδους επαγγελμάτων απευθύνεται και σε τι είδους επιχειρήσεις;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Η δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων (συμπεριλαμβανομένων και των λιανικών ) προϋποθέτει έναν υπολογιστή (desktop ή laptop)και πρόσβαση στο internet*.
Η δημιουργία, αποστολή και αποθήκευση του ηλεκτρονικού τιμολογίου δεν είναι πολύπλοκη διαδικασία.
Με την εφαρμογή i-spirit, η επιχείρηση μπορεί να διασφαλίσει την αυθεντικότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα των δεδομένων, αποστέλλοντας τα παραστατικά της κάνοντας χρήση του μοναδικού συνδέσμου. Η εφαρμογή αυτόματα δημιουργεί έναν αλγόριθμο με τα δεδομένα του παραστατικού, αναφέρει την ημερομηνία αποστολής και τον Α.Φ.Μ του εκδότη αποθηκεύοντας το αυτόματα στον χώρο του. Ο μοναδικός σύνδεσμος διατηρείται για τα επόμενα 15 έτη ενώ το παραστατικό για πάντα. Όλα τα παραπάνω αποστέλλονται με email στον ενδιαφερόμενο και για αυτόν τον λόγο απαιτείται η χρήση *internet.
Σεραφειμίδου Βάγια: Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit ποιες προϋποθέσεις πληροί στις φορολογικές και νομικές διατάξεις του προγράμματος για την κατοχύρωση και διασφάλιση της εγκυρότητας του;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: H διασφάλιση του παραστατικού σήμερα (κατά το κράτος), μπορεί να επιτευχθεί με την χρήση φορολογικού μηχανισμού. Το i-spirit διαθέτει την κατάλληλη πιστοποίηση σύνδεσης τύπου Β που έχει κατατεθεί στο Υπουργείο Οικονομικών.
Μελλοντικά θα δοθεί άδεια σε παρόχους για την κατά το κράτος «ηλεκτρονική τιμολόγηση».
Αυτό σημαίνει ότι θα μπορούν οι επιχειρήσεις να επιλέξουν να αποθηκεύουν τα παραστατικά τους, σε έναν τρίτο φορέα αντί να προτιμήσουν τα δικά τους αποθηκευτικά μέσα και την χρήση φορολογικού μηχανισμού. Αυτό όμως θα το αναλάβει η εταιρεία φύλαξης (Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης)και όχι οι εμπορικές διαχειρίσεις έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων όπως είναι το i-spirit.
To εγχειρίδιο στα Ελληνικά και οι άδειες χρήσης συμπεριλαμβάνονται όπως απαιτεί η νομοθεσία.
Σεραφειμίδου Βάγια: Τι συμβαίνει σε περίπτωση που η συσκευή στην οποία είναι εγκαταστημένο το λογισμικό i-spirit, χαλάσει ή καταστραφεί; Υπάρχει δυνατότητα επανεγκατάστασης του προγράμματος σε κάποιον άλλον ηλεκτρονικό υπολογιστή;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Ναι γρήγορα, αυτόματα με ασφάλεια και χωρίς κόστος.
Σεραφειμίδου Βάγια: Το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit εκτός από καινοτόμα υπηρεσία είναι οικονομική; Υπάρχει δυνατότητα δοκιμαστικής χρήσης του προγράμματος;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Σαφέστατα είναι οικονομική. Από την ιστοσελίδα www.i-spirit.gr μπορεί η επιχείρηση να κατεβάσει την εφαρμογή δωρεάν για 20 ημέρες, χωρίς καμία δέσμευση και χωρίς χρήση πιστωτικής κάρτας με πλήρη υποστήριξη από το helpdesk μας στο 2103009907.
Σεραφειμίδου Βάγια: Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του φορολογικού μηχανισμού και πως αυτός συνδέεται με την εφαρμογή του i-spirit; Η ηλεκτρονική τιμολόγηση i-spirit, καλύπτει επιχειρήσεις χωρίς φορολογικό μηχανισμό; Υπάρχει κάποιο μοντέλο φορολογικού μηχανισμού που προτείνει το Υπουργείο Οικονομικών;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Πλεονεκτήματα:
- Με την χρήση του φορολογικού μηχανισμού, η επιχείρηση διατηρεί τα δεδομένα της τοπικά και έχει μόνο αυτή πρόσβαση σε αυτά.
- Το κόστος του φορολογικού μηχανισμού είναι ανεξάρτητο από τον αριθμό παραστατικών που εκδίδει η επιχείρηση (περίπου 80€ /έτος).
- Σήμερα ο φορολογικός μηχανισμός είναι το μόνο αποδεκτό μέσο ελέγχου για το κράτος.
Πως συνδέεται η εφαρμογή με τον φορολογικό μηχανισμό.
- Η εφαρμογή i-spirit, συνδέεται αυτόματα με συγκεκριμένα μοντέλα φορολογικό μηχανισμό που την έχουν πιστοποιήσει στο Υπουργείο Οικονομικών για σύνδεση τύπου Β, usb ή Ethernet.
- Οι επιχειρήσεις που δεν έχουν υποχρέωση χρήσης Φορολογικού μηχανισμού μπορούν να κάνουν χρήση της εφαρμογής.
- Το υπουργείο οικονομικών δεν προτείνει συγκεκριμένα μοντέλα αλλά απαιτεί να έχουν άδεια καταλληλόλητάς.
Σεραφειμίδου Βάγια: Εάν ο χρήστης της συγκεκριμένης εφαρμογής , θελήσει να διακόψει την λειτουργία του προγράμματος, ποια διαδικασία θα εφαρμόσει; Τα προσωπικά του δεδομένα, διαγράφονται αυτόματα αμέσως μετά την διακοπή της υπηρεσίας;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Να διευκρινίσουμε ότι για να διαγράψουμε κάτι πρέπει να έχουμε σε αυτό πρόσβαση. Η i-spirit Software δεν κρατάει προσωπικά δεδομένα και δεν έχει πρόσβαση στην εφαρμογή που κάνει χρήση η επιχείρηση.
Σεραφειμίδου Βάγια: Το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι εύκολο στην διαχείριση του ή απαιτείται η γνώση εξειδικευμένων δεξιοτήτων πληροφορικής; Διευκολύνει την δουλειά ενός επαγγελματία λογιστή και με ποιον τρόπο γίνεται η σύνδεση της εφαρμογής i-spirit στο συνεργαζόμενο λογιστικό γραφείο;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: O στόχος της i-spirit Software είναι να δώσει στις μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις, πρόσβαση στην μηχανογράφηση με το χαμηλότερο κόστος. Η απλότητα και η εξάλειψη των πολύπλοκων διαδικασιών είναι για εμάς ανοιχτή επιταγή προς τους πελάτες μας. Οι γνώσεις που χρειάζονται είναι ελάχιστές και η εφαρμογή δεν απαιτεί δεξιότητες. Θυμίζω ότι σε άλλες παραδοσιακές εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης, συμπληρώνουμε μια έως δύο σελίδες για να δούμε την πιο απλή εκτύπωση.
Ο λογιστής με το i-spirit ξεχνάει τις πολύπλοκες διαδικασίες και τα κόστη
Ο τρόπος αποστολής των φορολογικών δεδομένων της εφαρμογής στο λογιστικό γραφείο είναι :
Η επιχείρηση που κάνει χρήση της εφαρμογής i-spirit, μας κάνει αίτημα να ανοίξουμε το κανάλι επικοινωνίας «αποστολή στον λογιστή», δηλώνοντάς μας τον ΑΦΜ του λογιστή της.
Ο λογιστής παίρνει ένα email και κατεβάζει την εφαρμογή i-spirit.
Η επιχείρηση πιέζει το πλήκτρο «αποστολή στον λογιστή»
Ο λογιστής λαμβάνει μια ειδοποίηση. Την πρώτη φορά η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα την εταιρεία του πελάτη του. Τις επόμενες φορές που ο πελάτης αποστέλλει ανανεώνονται τα δεδομένα.
Ο λογιστής έχει πρόσβαση σε όλα τα πρωτογενή παραστατικά, τις ελεγκτικές λογιστικές αναφορές, τους χαρακτηρισμούς για το #mydataκαι σε περίπτωση που ο πελάτης του τηρεί διπλογραφικά βιβλία έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει τα λογιστικά άρθρα (σε ΕΛΠ ή σε ΕΓΛΣ).
Σεραφειμίδου Βάγια: Αν ο χρήστης της εφαρμογής δεν ανανεώσει την ετήσια συνδρομή του προγράμματος ή καθυστερήσει να διευθετήσει τις οικονομικές του υποχρεώσεις, διακόπτεται η πρόσβαση στην εφαρμογή και τα προσωπικά του δεδομένα διαγράφονται αυτόματα;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Η i-spirit Software ούτε κλειδώνει ούτε διαγράφει.
Να διευκρινίσουμε άλλη μια φορά ότι για να διαγράψουμε κάτι πρέπει να έχουμε σε αυτό πρόσβαση και δεν έχουμε.
Αν η επιχείρηση δεν θέλει να συνεχίσει την συνδρομή της με εμάς, συνεχίζει να έχει πρόσβαση στα αρχεία της, να τα αναπαράγει, να επανεκτυπώσει τα παραστατικά της (σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου ή απώλειας) να τακτοποιήσει προγενέστερες από την λήξη της συνδρομής της εγγραφές και να αναβαθμίσει την εφαρμογή.
Η επιχείρηση δεν θα μπορέσει να δημιουργήσει νέα παραστατικά από την ημερομηνία λήξης της συνδρομής και έπειτα.
Σε περίπτωση που κάποιος δεν θέλει να διακόψει αλλά αδυνατεί να πληρώσει την συνδρομή του στην λήξη της, μπορεί να μας καλέσει στο 2103009907 και θα τον εξυπηρετήσουμε μεταφέροντας την πληρωμή της συνδρομής σε μελλοντική ημερομηνία που τον εξυπηρετεί.
Σεραφειμίδου Βάγια: Για κάθε παραστατικό που εκτυπώνεται ή καταχωρείται στο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης i-spirit, δημιουργούνται κάποιοι αυτοματισμοί. Ποιοι είναι αυτοί και σε τι χρησιμεύουν;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Οι αυτοματισμοί που δημιουργούνται με την καταχώρηση των παραστατικών στην εφαρμογή i-spirit είναι:
Αυτόματη αποθήκευση και αρχειοθέτηση του παραστατικού
Δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής και ταυτοποίησης του παραστατικού
Αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας
Δυνατότητα αποστολής όλων των παραστατικών στο λογιστικό γραφείο
Δυνατότητα αποστολής δεδομένων στην Α.Α.Δ.Ε (ήδη λειτουργεί στα πρατήρια)
Αυτόματη δημιουργία απλογραφικού και διπλογραφικού άρθρου για όλα τα παραστατικά πωλήσεων και εισπράξεων.
Σεραφειμίδου Βάγια: Πως καταχωρείται τιμολόγιο πώλησης σε πελάτη του εξωτερικού και πως καταχωρείται τιμολόγιο αγοράς από προμηθευτή του εξωτερικού;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Η εφαρμογή καταλαβαίνει αυτόματα από την χώρα του συναλλασσόμενου ( πελάτη ή προμηθευτή) και εμφανίζει στον Α.Φ.Μ του συναλλασσόμενου τα αρχικά της χώρας όπως απαιτείται.
Το παραστατικό καταχωρείται με τον ίδιο τρόπο που καταχωρείται και του εσωτερικού.
Παρέχεται η δυνατότητα εκτύπωσης και αποστολής των παραστατικών στα Αγγλικά και στα Ελληνικά. Ο συναλλασσόμενος αν είναι εξωτερικού με μηδενικό Φ.ΠΑ το παραστατικό παίρνει αυτόματα τις σωστές τιμές.
Το πρόγραμμα παρέχει και την δυνατότητα της καταχώρησης «Απόδοσης ΦΠΑ σε τιμολόγιο εξωτερικού» .
Για τους επιτηδευματίες ή τις επιχειρήσεις εσωτερικού η εφαρμογή φέρνει αυτόματα τα φορολογικά στοιχεία του συναλλασσόμενου ώστε να αποφεύγονται τα λάθη.
Σεραφειμίδου Βάγια: Ποια μέτρα έχουν ληφθεί από το πρόγραμμα i-spirit για την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων των χρηστών του; Εκτός από τον εξουσιοδοτημένο λογιστή, ποιος άλλος έχει δυνατότητα πρόσβασης;
Σπυρόπουλος Νικόλαος: Δυνατότητα πρόσβασης στην εφαρμογή έχει μόνο η επιχείρηση. Στην συνέχεια η επιχείρηση εξουσιοδοτεί τον χρήστη (λογιστή, συνεργάτη ή υπάλληλο) δίνοντας του password για την είσοδο στην εφαρμογή. Στην Α.Α.Δ.Ε δεν στέλνονται προσωπικά δεδομένα παρά μόνο ποσά. Τα επιχειρησιακά δεδομένα είναι ελεύθερα στο ευρύ κοινό.
Για την i–spirit Software
Νικόλαος Σπυρόπουλος
Co-founder
